Самый простой способ провести инвентаризацию.

11.01.2016

Настало время провести инвентаризацию. Сроки её проведения назначаются руководителем по согласованию с бухгалтерией (обычно это 1 октября либо 1 декабря отчётного года). Как часто следует проводить инвентаризацию? Обратимся к Закону о  бухгалтерском учёте и отчётности Республики Беларусь. Согласно него проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного унитарного предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственных лиц; при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; при реорганизации или ликвидации организации и в других случаях.
Т.е. видим, что как минимум один раз в год проводить инвентаризацию необходимо. Как же провести её быстро, затрачивая минимум ресурсов и инструментов? Давайте рассмотрим варианты:
Инвентаризация по бумажным ведомостям
Здесь комиссия, по заранее распечатанным инвентаризационным ведомостям, проверяет совпадение факта наличия материальных средств и отмечает этот факт в ведомости.
Минусы:
- трудности поиска искомой позиции в бумажной ведомости;
- требуется много времени и людских ресурсов.
Инвентаризация с помощью ноутбука и сканера штрихкодов
Здесь у ответственных лиц уже есть ноутбук, что облегчает поиск нужных позиций в электронных ведомостях. И, если материальные средства (далее МТ) оклеены штрихкодами, то, воспользовавшись сканером штрихкодов, можно в разы сократить время на инвентаризацию. Главное, чтобы штрихкоды были наклеены в доступных местах и хорошо считывались.
Нюансы:
- требуется предварительно оклеить все МТ этикетками со штрихкодом. Этикетки требуется распечатать на лазерном либо специальном термотрансферном принтере, например Datamax E-4204B. На каждую позицию МТ нужно завести соответствующий штрихкод в учётной системе.
В качестве устройства ввода будет использован сканер штрихкода, по сути - это таже клавиатура, которая вставляет отсканированные символы в поле, где помещён курсор. Для удобства процедуры можно воспользоваться беспроводным сканером LI4278 либо сканером-брелоком CS3070. Данные сканеры работают по Bluetooth, могут стыковаться с любым Bluetooth-адаптером.
Некоторые пользуются проводными сканерами, но об удобстве процедуры говорить не приходится.
Минусы:
- требуется много времени на поиск соответствующей позиции в электронной ведомости;
- приходится носить с собой громоздкий ноутбук;
- ресурс батареи ноутбука ограничен, особенно, если устройству несколько лет.
В некоторых случаях сотрудники не пользуются ведомостями из бухгалтерской учётной системы, а просто сканируют все позиции, которые находятся «под рукой», в MS Excel, а после процедуры сверяют данные. Если такой способ работы удобен и вам, тогда рекомендуем настроить беспроводной сканер таким образом, чтобы он переводил каретку на соседний столбец или строку после сканирования. В сканерах Zebra эту функцию настроить очень просто, достаточно распечатать соответствующие программные штрихкоды на лист. Например, вы проводите инвентаризацию один. Чтобы не переводить каждый раз вручную каретку на соседнюю строку, вы можете запрограммировать сканер на ввод команды «Enter» после каждого сканирования. Если же в файле Excel нужно заполнять 2 столбца, то каретку можно перевести вправо, ввести нужные буквенно-цифровые символы и принудительно сделать Enter. Примеры программных штрихкодов смотрите ниже:

Пример программных штрихкодов
Пример программного штрихкода

Инвентаризация с помощью терминала сбора данных и специального программного обеспечения
В этом случае у вас в руках будет специальное устройство - портативный компьютер со встроенным сканером штрихкодов, два устройства в одном (Symbol MC3190 или MC32N0). Вы будете видеть то, что вы сканируете, сможете вводить описание товара, его количество с клавиатуры и передавать по Wi-Fi или Bluetooth инвентаризационную ведомость прямо в учётную систему (1С).
Нюанс: на терминале сбора данных и сервере 1С должно быть установлено специальное программное обеспечение - драйвер терминала сбора данных от Клеверенс Софт.
инвентаризация с помощью RFID-терминала сбора данных и специального программного обеспечения
Всё тоже, что и в вышеприведенном варианте, но ваши материальные ценности оклеены уже не простыми этикетками, а RFID-метками. Теперь, чтобы провести инвентаризацию на складе или в офисе вам потребуется несколько минут.

Посмотреть видео можно здесь...

Наши клиенты